8+1 συμβουλές επαγγελματικής συμπεριφοράς

* Γράφει η Γεωργία Κολοφίκα

Η επαγγελματική συμπεριφορά αφορά την οικοδόμηση σχέσεων με άλλους ανθρώπους. Οι επιτυχημένοι επαγγελματίες αντιλαμβάνονται ότι οι προσεγμένες κινήσεις δημιουργούν  καλές σχέσεις και συνεργασίες, με απώτερο σκοπό τη διεξαγωγή σημαντικών επιχειρηματικών συμφωνιών.

Υπάρχουν πολλές και διαφορετικές προσεγγίσεις για τους κανόνες επαγγελματικής συμπεριφοράς. Από τον τρόπο χαιρετισμού κατά την συνάντηση-γνωριμία, μέχρι και την αποχώρηση από το επαγγελματικό meeting. Ο σεβασμός στους κανόνες, φανερώνει τον σεβασμό στις διαδικασίες, στους ρόλους, στους ανθρώπους.

Ακολουθούν ορισμένες βασικές συμβουλές επαγγελματικής δεοντολογίας, οι οποίες συμβάλουν στην επιτυχία των επαγγελματικών συναντήσεων.

Προγραμματίστε τη συνάντηση

Είναι πολύ σημαντικό να προγραμματίσετε το ραντεβού, τόσο για τις επαγγελματικές όσο και για τις κοινωνικές εκδηλώσεις. Η απρογραμμάτιστη συνάντηση συνήθως δεν έχει την ίδια αποδοχή και επιτυχία.

Η συνέπεια είναι το ίδιο, ίσως και περισσότερο σημαντική. Εάν καθυστερείτε, μπορεί να δοθεί η εντύπωση ότι δεν σέβεστε και δεν λαμβάνετε υπόψη το χρόνο και τις δεσμεύσεις ενός άλλου ατόμου. Εάν αντιληφθείτε λοιπόν ότι πρόκειται να καθυστερήσετε, επικοινωνήστε μαζί τους και ενημερώστε σχετικά. Αντίστοιχα, να είστε υπομονετικοί και προετοιμασμένοι για μικρές καθυστερήσεις από την άλλη πλευρά.

Επίσης μην εμφανιστείτε πολύ νωρίς. Η άφιξη μεταξύ 5 έως 10 λεπτών πριν από το ραντεβού σας είναι ιδανική. Μην ξεχνάτε ότι και ο δικός σας χρόνος είναι πολύτιμος.

Ντυθείτε κατάλληλα

Όσο και να θέλουμε να μην κρίνουμε κάποιον από την εμφάνιση του, η πρώτη αντίδραση μας είναι να κάνουμε αυτό ακριβώς. Αν και οι ενδυματολογικοί κανόνες έχουν γίνει πιο ελαστικοί τις τελευταίες δεκαετίες, μία business oriented ενδυμασία πρέπει να προτιμάται, ώστε να αποκομίσετε τον απαιτούμενο σεβασμό κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Τρόπος χαιρετισμού 

Καταρχήν χαιρετίστε όλους τους παρευρισκόμενους στον χώρο. Ο χαιρετισμός των ανθρώπων με τους οποίους έρχεστε σε επαφή δεν είναι μόνο ευγενικός, αλλά δημιουργεί και μια σχέση. Ποτέ δεν ξέρεις ποιοι είναι οι άνθρωποι που συναναστραφήκατε και για αυτό το λόγο είναι σημαντικό να τους χαιρετήσεις όλους, με τον ίδιο βαθμό ευγένειας.

Να είστε όμως διακριτικοί. Θα πρέπει να αποφεύγετε τη φυσική επαφή και να μην στέκεστε πολύ κοντά, ώστε να έχει ο καθένας τον προσωπικό του χώρο.

Οι χειραψίες είναι ο κατ’ εξοχήν επαγγελματικός χαιρετισμός (αν και στην παρούσα συγκυρία αποφεύγεται).   Γενικώς, μια σταθερή χειραψία, χωρίς να είναι πολύ σφιχτή-δυνατή, εξακολουθεί να θεωρείται θετικό χαρακτηριστικό, ενώ μια αδύναμη αρνητικό. Προσφέρετε μια χειραψία, κρατήστε επαφή με τα μάτια και χαμογελάστε. Η οπτική επαφή κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας, υπογραμμίζει την εμπιστοσύνη μεταξύ των συνεργατών.

Συγκρατήστε τα ονόματα

Τα ονόματα είναι από τα πρώτα στοιχεία που μαθαίνουμε για κάποιον. Όταν συναντάτε για πρώτη φορά κάποιον, προσέξτε το όνομά του. Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να το προφέρετε, να είστε ειλικρινείς και να ρωτήσετε.

Όλοι οι άνθρωποι επιθυμούν να αναγνωρίζονται, τόσο κοινωνικά όσο και επαγγελματικά, και να τους θυμούνται. Αν δεν καταφέρετε να συγκρατήσετε το όνομα στην πρώτη γνωριμία, ρωτήστε διακριτικά κάποιον που το γνωρίζει ήδη. Δείχνει ότι σας ενδιαφέρει και απλά σας διέφυγε προσωρινά.

Συστήστε άλλους 

Κανείς δεν θέλει να στέκεται αδέξια σε μια ομάδα ανθρώπων που δεν έχουν ιδέα ποιοι είναι και τι κάνουν εκεί. Εάν ξεκινήσετε μια συνομιλία με κάποιον και είστε με ένα άτομο που δεν είναι γνωστό ακόμα στην ομάδα, είναι ευγενικό να το συστήσετε και να προσφέρετε κάποιες επιπλέον πληροφορίες για αυτό, όπως το ρόλο του ατόμου στην εταιρεία σας.

Μην διακόπτετε

Σεβαστείτε τους ανθρώπους όταν μιλάνε και μην τους διακόπτετε. Εάν θέλετε να μιλήσετε, μπορείτε να στείλετε ένα μη λεκτικό σήμα ανοίγοντας το στόμα σας, είναι όμως ευγενικό να περιμένετε να τελειώσουν.

Επίσης δώστε τους ενδείξεις ότι τους προσέχετε, γνέφοντας ή χαμογελώντας. Αυτό δείχνει ότι ενδιαφέρεστε και ακούτε ενεργά.

Μιλήστε χαμηλόφωνα 

Μερικά άτομα είτε διαθέτουν δυνατές φωνές, είτε παρασύρονται από τη συζήτηση και ξεχνάνε τον τόνο της φωνής τους. Σε κάθε περίπτωση, είναι σημαντικό να διατηρήσετε την ένταση του ήχου σε αξιοπρεπές επίπεδο, ώστε να μην ενοχλεί τους άλλους. Δείχνει ότι είστε συγκροτημένοι, ψύχραιμοι και διαχειρίζεστε ήρεμα τις καταστάσεις.

Απενεργοποιείστε το τηλέφωνο σας

Μην ξεχνάτε ποτέ να απενεργοποιείτε το τηλέφωνό σας και μην προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε άλλη συσκευή μόνο για να αποδείξετε ότι είστε άτομο πολλών δραστηριοτήτων. Στον κόσμο των επιχειρήσεων αυτό θεωρείται προσβλητική συμπεριφορά. Επικεντρωθείτε στη συνάντηση και ακούστε τι λένε οι συνομιλητές σας. Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων ή η περιήγηση στο διαδίκτυο κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης υποδηλώνει αγένεια, μιας και είναι αδύνατο να δώσετε σε κάποιον την πλήρη προσοχή σας όταν ασχολείστε παράλληλα με το τηλέφωνό σας, οπότε επιλέξτε αθόρυβη λειτουργία, ή απενεργοποιήστε το εντελώς.

Αποχωρήστε την κατάλληλη στιγμή

Οι επαγγελματικές συναντήσεις μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο από ό,τι είχε προγραμματιστεί. Παρόλα αυτά μην αποχωρήσετε πριν από τη λήξη της συνάντησης, γιατί θα φανείτε αγενής προς τους συνομιλητές σας.

Όταν σηκωθεί ο οικοδεσπότης της συνάντησης σηκωθείτε κι εσείς. Είναι ένδειξη ότι θέλει να αποχωρίσετε και η πιο συνετή αντίδραση είναι να ακολουθήσετε την κίνηση του, εκτός κι αν έχετε κάποιο ισχυρό επιχείρημα που θα τον επαναφέρει στη θέση του.

Η ικανότητα συμπεριφοράς και επικοινωνίας με σεβασμό απέναντι σε άλλους μπορεί να βελτιώσει την ικανότητα να ολοκληρώνετε αποτελεσματικά σημαντικές επιχειρηματικές συμφωνίες, ή ακόμα και εάν αναζητάτε διαφορετική κατεύθυνση για την καριέρα σας να σας βοηθήσει ουσιαστικά.

Συντάκτης: Γεωργία Κολοφίκα

*Senior Consultant Management Consulting Department, ΦΟΒΕΡΑ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ Α.Ε.

Για ερωτήσεις, ιδιαίτερες περιπτώσεις και εξειδικευμένες συμβουλές, Λογιστικές, Φοροτεχνικές Μισθοδοτικές, Επενδυτικές και Συμβουλευτικές Υπηρεσίες, μπορείτε να απευθυνθείτε στον οικονομικό συνεργάτη του cityportal.gr την ΦΟΒΕΡΑ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΑΕ, Αθήνα: 210 33 11 330  και Θεσσαλονίκη: 2310 514 669